Adresaci szkolenia:
W związku z obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r., szkoleniem z wystawiania i obsługi faktur ustrukturyzowanych powinni zostać objęci pracownicy jednostek sektora finansów publicznych (JST i ich jednostek organizacyjnych), którzy mają realny udział w obiegu dokumentów sprzedażowych, zakupowych i obsłudze systemów księgowych.
Poniżej wymieniam z nazwy stanowiska/funkcje, które najczęściej występują w urzędach gmin, starostwach, DPS-ach, ZGK-ach, OPS-ach i oświacie, które co do zasady powinny być objęte obowiązkowym przeszkoleniem z KSeF:
Urzędy gmin / starostwa powiatowe:
- Skarbnik gminy / powiatu
- Naczelnik wydziału finansowego
- Główny księgowy urzędu
- Kierownik referatu księgowości / finansów
- Księgowi prowadzący ewidencję VAT
- Osoby wystawiające faktury sprzedaży
Osoby dekretujące i zatwierdzające faktury zakupowe
- Inspektorzy ds. zamówień publicznych i umów
- Informatyk odpowiedzialny za integrację z KSeF
- Audytor wewnętrzny (jeśli obecny)
Domy Pomocy Społecznej (DPS):
- Dyrektor DPS
- Główny księgowy DPS
- Księgowa / księgowy ds. sprzedaży i zakupów
- Osoba wystawiająca faktury (np. za pobyt pensjonariuszy)
- Osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji VAT (jeśli funkcjonuje osobno)
Zakłady Gospodarki Komunalnej (ZGK) / zakłady budżetowe:
- Dyrektor / kierownik ZGK
- Główny księgowy
- Księgowi / fakturzyści (np. obsługujący odpady, wodociągi, cmentarze, usługi komunalne)
- Osoby ewidencjonujące sprzedaż / obsługujące kasy fiskalne
- Osoby obsługujące system billingowy (np. wodomierze, faktury masowe)
Ośrodki Pomocy Społecznej (OPS, MOPS, GOPS):
- Dyrektor OPS
- Główny księgowy
- Księgowy odpowiedzialny za wystawianie i dekretowanie faktur (np. usługi opiekuńcze)
- Osoby ewidencjonujące zakupy i prowadzące rejestry VAT
- Pracownicy rozliczający programy finansowane z dotacji
Jednostki oświatowe (szkoły, przedszkola, zespoły szkół):
- Dyrektor jednostki
- Główny księgowy (jeśli istnieje)
- Księgowa odpowiedzialna za faktury i VAT
- Pracownik administracyjno-księgowy obsługujący sprzedaż (np. wynajem sal, żywienie itp.)
- Osoba odpowiedzialna za przekazywanie danych do CUW lub urzędu
Centrum Usług Wspólnych (CUW):
- Kierownik CUW
- Główny księgowy CUW
- Księgowi odpowiedzialni za wystawianie faktur sprzedaży i ewidencję zakupów
- Osoby kontaktowe ds. integracji systemów jednostek z KSeF
Czas trwania i forma:
Dwudniowe szkolenie zamknięte w godzinach: 9:00–15:00
Forma: stacjonarna lub zdalna (online) – do uzgodnienia
Cel szkolenia:
Przygotowanie JST do pełnego i praktycznego wdrożenia obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 r.
Uczestnicy uzyskają zarówno wiedzę merytoryczną (przepisy, struktura logiczna e-faktur), jak i praktyczne instrukcje pozwalające na:
- zorganizowanie wewnętrznych procesów w JST,
- dostosowanie systemów finansowo-księgowych,
- zapewnienie zgodności z przepisami w relacjach JST–kontrahent oraz JST–jednostki budżetowe.
Program szkolenia: (2 dni)
DZIEŃ 1 – PODSTAWY I PRZEPISY
Blok 1: KSeF – otoczenie prawne i obowiązki:
- Przepisy i terminy wdrożenia KSeF – obowiązki od 1 lutego 2026 r.
- Kogo obejmuje obowiązek (w tym JST i ich jednostki)
- Nowe definicje: faktura ustrukturyzowana, numer KSeF, data wystawienia, data otrzymania
- Faktury „w zastępstwie” – upoważnienia i pełnomocnictwa w JST
- Omówienie trybów awaryjnych – kiedy, jak i kto ma je stosować
Blok 2: Struktura e-faktury i zasady jej wypełniania
- Struktura logiczna FA(2) docelowo F(3) – kluczowe pola, węzły dla JST
- Przykłady dotyczące wypełniania poszczególnych pól
- Korekty faktur ustrukturyzowanych – nowe rozwiązania
- Kody JPK, klasyfikacje usług i towarów (PKWiU, GTU)
- Różnice między fakturą papierową, elektroniczną a KSeF
Blok 3: Obieg faktur w scentralizowanej JST
- Rola gminy/powiatu jako podatnika VAT
- Faktury wystawiane przez jednostki – w imieniu JST czy samodzielnie?
- Modele organizacyjne w zakresie fakturowania w JST
- Obieg faktur kosztowych w KSeF – centralny vs rozproszony
- Przyjęcie rozwiązania najbardziej optymalnego dla danej gminy/powiatu
DZIEŃ 2 – PRAKTYKA I WDROŻENIE
Blok 4: Przygotowanie techniczne i organizacyjne JST do KSeF
- Konto podmiotu w KSeF i zarządzanie uprawnieniami (tokeny, ZAW-FA, pełnomocnictwa)
- Zidentyfikowanie systemu do wystawiania/odbierania faktur (moduły finansowo-księgowe, integratory, itp.)
- Weryfikacja gotowości systemów księgowych JST i jednostek
- Organizacja archiwizacji i kontroli e-faktur
Blok 5: Scenariusze praktyczne i studium przypadku dla JST
- Jak wystawiać faktury za wynajem sal, opłaty komunalne, sprzedaż biletów itd.
- Jak odbierać faktury kosztowe i przekazywać je do rozliczenia w księgowości centralnej – z uwzględnieniem warunków organizacyjnych i kadrowych danej gminy/powiatu
- Wzór dokumentacji wewnętrznej – instrukcja obiegu, polityka KSeF, zarządzenia kierownika JST, procedura
Blok 6: Kontrolna lista wdrożeniowa i działania po szkoleniu
- Krok po kroku: co należy zrobić od momentu szkolenia w 2025 do lutego 2026
- Szacowanie zasobów: kadrowych, technicznych, budżetowych
- Wskazówki: jak uniknąć błędów, opóźnień i chaosu wdrożeniowego
Efekty szkolenia:
Szkolenie pozwoli właściwym pracownikom poznać zagadnienia merytoryczne związane z fakturami ustrukturyzowanymi, a szeroki zakres przeszkolenia zapewni dochowanie należytej staranności przez JST przy wdrażaniu tego nowego i wymagającego rozwiązania. Kierownictwo gmin, miast i powiatów zyska pewność, że obowiązki zostaną wypełnione profesjonalnie i bez błędów, a procesy związane ze sprzedażą i zakupem będą jasno przypisane i uporządkowane. Uczestnicy nauczą się organizować system obiegu e-faktur w strukturze scentralizowanej, otrzymają gotowe narzędzia – wzory procedur, listy kontrolne – oraz zdobędą świadomość ryzyk i metod ich ograniczania, co jest kluczowe w jednostkach sektora finansów publicznych, gdzie nie ma miejsca na pomyłki.
Cena i warunki:
- Cena za 2-dniowe szkolenie zamknięte: do indywidualnej wyceny w zależności od liczby uczestników, formy szkolenia i miejsca,
- W cenie: Materiały szkoleniowe, imienne certyfikaty uczestników szkolenia w formie elektronicznej; Możliwość bezpłatnych telefonicznych konsultacji.
Termin szkolenia: do uzgodnienia
Miejsce szkolenia: do uzgodnienia
Kontakt i rezerwacja:
W celu ustalenia terminu wypełnij poniższy krótki formularz kontaktowy - skontaktujemy się bezzwłocznie w celu omówienia szczegółów i wyceny.
Zgłoszenia można również dokonać telefonicznie lub mailowo:
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., 665 866 272; 793 200 146;
